Как подключить колл-центр за 7 дней

Запустить рост продаж за неделю задача трудная и амбициозная. Эффективный инструмент её решения — подключение внешнего call-центра с поэтапным запуском от семи дней. Рассказываем, как это сделать.

Удаленный контакт–сервис – бюджетное решение

Если вам нужны услуги call-центра в Москве, которая приносит прибыли больше, чем все остальные регионы вмести взятые, будьте готовы к тому, что москвичи очень избалованные и требовательные потребители.

Для качественной обработки звонков операторами, холодного и горячего обзвона абонентов, многоканальных взаимодействий по АТС, электропочте, чатам, мессенджерам, для обновления и расширения клиентской базы необходима современная многофункциональная система, выстроенная и отлаженная под все эти задачи. Плюс помещение, инфраструктура, обученный персонал.

Сколько это займет времени, если решать вопрос своими силами — месяц, два, или больше? И главное гарантирован ли результат? А потребительский спрос падает, конкуренция обостряется, все минимизируют расходы, а не наоборот. Поэтому многие компании выбирают аутсорсинг, привлечение сторонних специалистов – удаленный или внешний колл центр в Москве, который по цене обойдется недорого. Такое бюджетное решение может дать конкурентное преимущество.

Как запустить контакт-центр с большими техническими возможностями и небольшим бюджетом за неделю.

1 день. Договор на предоставление услуг колл-центра

Прежде всего, необходимо согласование условий договора для определения целей и задач контактного сервиса, инструментов их решения и обязанностей сторон. Обычно в образце документа закрепляется, что удаленный call центр — это подразделение исполнителя, оснащенное аппаратно-программным обеспечением, необходимым для обработки вызовов/обращений абонентов в соответствии с алгоритмом заказчика.

Стандартный договор на оказание услуг колл центра предусматривает, что исполнитель обязуется, используя собственное оборудование и ПО, проводить в круглосуточном режиме, в том числе, выходные и праздничные дни услуги по приему и обработке телефонных звонков. Например, обрабатывать входящие звонки в течение 5 мин., а в случаях пропущенного вызова перезванивать абоненту не позже, чем через 10 мин.

Как правило, внешний контакт центр обязан проводить запись всех разговоров операторов с клиентами, а также хранить эти записи сроком от года до 3 лет. При этом договор с колл центром на предоставление услуг предусматривает обеспечение конфиденциальности и безопасности данных, полученных от заказчика и его абонентов.

Важный момент. Заказчик вправе в любое время проверять ход и качество оказываемых ему услуг по договору, не вмешиваясь в деятельность КЦ, и получать ежемесячные отчеты. И конечно, право компании-заказчика расторгнуть договор при неудовлетворительном его исполнении, чтобы обратиться к услугам другого call-центра.

2 день. Подготовка скриптов. Интеграция call-центра с вашим сайтом/ CRM

Скрипты или сценарии диалога с абонентами – чётко продуманный план действий сотрудника колл-центра, тактика оптимального диалога с потребителями, что называется, на все случаи жизни. Такие шпаргалки оптимизирует работу специалистов, подразумевая принципиальную установку: необработанный, сорвавшийся звонок – это упущенный клиент.

Интеграция виртуального контакт-центра с вашей системой, сайтом, итерент-магазином автоматизирует процессы продаж и контактов с клиентами. CRM (Customer Relationship Management) контролирует коммуникации операторов call-центра с абонентами по разным каналам связи, оптимально распределяя нагрузку, управляет базами данных,  ведёт учёт, клиентскую историю, отслеживает звонки, фиксирует сделки, анализирует статистику.

Си ар эм – очень эффективный инструмент для контроля за бизнес-процессом и персональной работы с потребителями, все взаимодействия с которыми видны, как на ладони. Благодаря этому конкретному клиенту можно предложить актуальный для него продукт или услугу.

Как известно, сохранять старого клиента в 10 раз выгоднее, чем приобрести нового.

3 день. Обучение операторов вашего контакт-сервиса

Технические навыки сотрудников колл центра определяют производительность взаимодействий с абонентами. Тренинги контактных специалистов должны быть строго заточены под цели и задачи бизнес-проекта. Стандартную тактику продаж никто не отменял, но, как и везде, ценится уникальность подходов, поскольку шаблоны давно набили оскомину потребителям.

Лояльность клиентов напрямую зависит от времени, которое затрачивает диспетчер при обработке контакта на удержание звонка, чтобы проконсультироваться с более опытным коллегой по внутренней связи. Тоже касается системы внешней связи. Быстрая переадресация вызова на специализированные отделы – местный офис, сервис, доставку, техподдержку, консультацию специалиста – это прибыль вашей компании.

Тренинговые мероприятия должны проводиться систематически. Супервайзер – старший в группе операторов обязан держать обучение на постоянном контроле, прослушивать звонки для выявления и исправления ошибок.

4 день. Тестирование сотрудников колл-центра

Для проверки профпригодности операторов contact-центра используется комплексный набор показателей тестирования. Речь идет о личностных, психологических факторах и приобретенных навыках. В тестах обращается внимание на такие характеристики соискателей, как:

• Мотивация;
• Умение четко и грамотно говорить;
• Манера поведения;
• Эмпатия по отношению к клиентам;
• Отношение к коллегам;
• Умение работать в команде;
• Упорство в достижении результата;
• Творческое мышление;
• Способность справляться со стрессом.

Для руководителя колл-центра важны менеджерские и лидерские качества: знание всех этапов взаимодействий с клиентами, чтобы в нужный момент спасти ситуацию, умение управлять проектами, выделять приоритеты и перераспределять ресурсы, а также мотивировать и контролировать подчиненных, добиваясь поставленных целей.

Одно из ключевых качеств, которое требуется, как руководителю, так и рядовым сотрудникам  контакт-центра – это терпение, выдержка. Диспетчер не может бросить трубку, кто бы и что ему не говорил. Для этого нужна антистрессовая подготовка. По неофициальной статистике, хотя это и не толерантный подход, более выдержанными в переговорах с клиентами являются… конечно женщины! Операторы мужчины с бо’льшим раздражением реагируют на подавляющее большинство отказов, грубость и неадекват со стороны клиентов. Поэтому большинство  call-операторов – представительницы прекрасного пола.

5 день. Проверка работы всех процессов call—center

Успешность работы многофункционального контактного центра можно определить по нескольким ключевым показателям. Эффективность (KPI) показывает главное – сколько КЦ  даёт прибыли вашей компании, а сколько убытков и почему, что нужно исправить, чтобы минимизировать потери.

О работе операционного колл-центра обычно свидетельствуют три основных характеристики:

1. Общедоступость;
2. Качество взаимодействий с клиентами;
3. Продуктивность.

О доступности вашего коллцентра свидетельствуют такие критерии, как среднее время дозвона, скорость ответа на пропущенные входящие звонки и актуальность клиентской базы для звонков исходящих.

Настройка IVR (Interactive Voice Response) – автоответчика с голосовым меню или звонка-робота помогает клиентам узнать предварительную информацию до соединения с оператором. Это экономит силы сотрудников и обеспечивает охват, однако раздражает абонентов и не гарантирует точного соединения со специалистом по данному вопросу, — что сказывается на качестве контактов.

Максимальную продуктивность обеспечивает эффективное обустройство внутренних и внешних коммуникаций call-центра для распределения оптимальной нагрузки на каждого сотрудника. Важным показателем этой  работы считается AHT (Average Handling Time) – среднее время обслуживания абонента, которое оператор колл-центра тратит на один вызов.

Основной показатель выработки колл центра — конверсия — соотношение контактов с клиентами, закончившихся продажей, к общему количеству взаимодействий, на которые было затрачено время и силы операторов.

6 день. Приём первых звонков и отладка системы

Профессиональная отладка всех технических процессов; донастройка CRM, IVR и взаимодействий с клиентами через приём звонков и обращений в тестовом режиме, а также прозвон абонентов и актуализация клиентской базы для сбора аналитики  – завершающий этап запуска виртуального call-центра.

7 день. Работа вашего колл-центра в штатном режиме

Под задачу услуги колл центра в Москве для успешного бизнеса мы подключили аутсорсинговый контакт-сервис, согласовали договор, подобрали скрипты, протестировали и обучили операторов, и отладили систему. Все работы и мероприятия по запуску укладываются в 7 дней плюс/минус, в зависимости от сложности проекта. Подробности уточняйте в компании РТС Глобал.